Por Helena Arce
Realizaremos una serie de notas donde nos ocuparemos del funcionamiento y razón de ser de los Grupos de Viajes de Ciencias Económicas. De forma de conocer un poco más sobre un hecho de nuestro país, no común en otros, donde Grupos de Estudiantes Universitarios se autofinancian un Viaje alrededor del Mundo. Es o no un viaje de estudios? Sirven para algo, más allá de que al financiarse a si mismos, no constituye en si una materia de discusión el hecho de si deben o no existir.
Primera nota
Para realizar el viaje se deben cumplir ciertos requisitos, que se deciden por mayoría entre quienes están anotados ese año para realizar el viaje, Luego se realiza un trabajo de casi dos años en la venta de la Rifa de Ciencias Económicas, paralelamente se mantienen las actividades que proporciona la subsistencia. Algunos incluso, sino han terminado la carrera preparaban sus últimas materias.
El trabajo en la venta de la Rifa significa ya toda una experiencia de aprendizaje, se forma una “empresa”, cuya actividad hay que planificar: realizar el estudio de costos, un análisis de mercadeo, donde se analizan el producto a vender (la rifa y sus premios), el segmento de mercado al que se pretende a llegar y que agentes de ventas (los estudiantes que viajarán) debe atender cada segmento de mercado, y como se encarará la promoción del producto Allí también se analizan las “comisiones” de los vendedores, o sea según cuantas rifas venda cada uno, que porcentaje del total le tocaría para financiar su viaje
En esta parte es muy importante la aprobación que se realiza del “Reglamento del Viaje” donde se pauta como debe ser el comportamiento de cada uno de los integrantes, sus derechos y por sobre todo sus obligaciones.
Muy importante es la necesidad de aprender a comprar, los distintos premios, obteniendo precios por paquete, exigiendo buenos productos, que significarán además una justa retribución para quienes obtengan los premios en los sorteos, que son realizados según las pautas de la Dirección General de Loterías y Quinielas
Una vez realizada la venta, se debe mantener un buen servicio post venta, se realizan las cobranzas, se rinde cuentas, se deposita el dinero en una cuenta común, pues de allí hay que abonar los premios, los costos de mantenimiento del local, los abonos mensuales de luz, teléfono, etc. Luego de haber cumplido con los costos, analizar cuanto queda de remanente, comparar con lo planificado, analizar los posibles desvíos para corregirlos; se contabiliza y se audita. El dinero remanente es administrado en un fondo común, comenzando allí la administración financiera.
O sea todo el trabajo previo de preparación del viaje ya proporciona la experiencia de cómo llevar adelante una empresa, atendiendo los impuestos que se debe servir, las leyes que rigen la venta de rifas, etc..
También hay que tomar decisiones sobre como encarar el viaje, que lugares visitar, como realizar las visitas en cada país, aprendiendo sobre turismo. Qué albergues u hoteles contratar, según los costos de cada país, como distribuir los alojamientos entre los viajeros de una forma justa y equilibrada. Un tema muy importante a encarar es la prevención de la salud, que medidas deben adoptarse previo a la salida, vacunaciones, estado de salud de los viajeros, y como se financiaría la posible ocurrencia de algún problema sanitario durante el transcurso del viaje.
Toda esta tarea, se realiza distribuyendo las funciones entre todos los integrantes, quienes forman las distintas comisiones, cada comisión asume una tarea, como si fuese el Departamento de una empresa, aprendiendo así el funcionamiento de una empresa en la práctica, asumiendo responsabilidades, debiendo tomar decisiones, y lo que es muy importante consustanciarse con el sentido de pertenencia a un equipo, la empresa es de todos y en la medida que todos cumplan su función correctamente, se logrará el objetivo.
Hay que financiar un local donde funcionará la empresa, y allí se organizan los archivos, se atienden los reclamos, se cumplen guardias y se prepara lo que serán las fuentes de información para el siguiente grupo. Pues una parte muy importante de estos Grupos de Viaje, es que cuentan con mucha información histórica de los Grupos anteriores, información que allana el camino, y permite comenzar este emprendimiento con lineamientos de trabajo. Una vez terminado todo el trabajo de venta y recaudación se pasa al análisis de lo que ya viene siendo trabajado por las comisiones correspondientes: el itinerario definitivo del viaje,
Realizada toda esta tarea, comienza al fin el viaje en sí, del que nos ocuparemos en una próxima nota.
En la actualidad son muy conocidos los viajes de Arquitectura y de Ciencias Económicas, cada cual tiene su propia organización y funcionan independientmente, siendo incluso competidores. O sea que quienes emprenden esta empresa, aprenden también a llevar adelante una empresa en competencia-
Ha habido intentos en otra Facultades de realizar estos viajes de estudios, desconozco los resultados obtenidos, sin embargo seguiremos en nuestro próximo artículo refiriéndonos, a estos grupos más tradicionales, y sus pro y sus contras. Y en especial de un Grupo de Ciencias Económicas, que festejó el último 26 de marzo , 20 años de su partida.
Les doy la bienvenida a mi Bitácora virtual del viaje que realicé durante el año 2007, con el Grupo de Viaje de Ciencias Económicas de Montevideo, Uruguay.
